Hoy en día las empresas se enfrentan a un problema de grandes magnitudes: el «impresionante» aumento de la cantidad de Información:
Las organizaciones disponen «literalmente» de millones de documentos con los que trabajan a diario. En la mayor parte de los casos, estos documentos terminan siendo almacenados en un cuarto lleno de archivadores, en los ordenadores de los empleados o, incluso peor, perdidos para siempre.
En estos casos se emplea una gran cantidad de tiempo intentando colocar correctamente los documentos y después localizándolos cuando es preciso.
Además, hay que añadir que la tendencia en las grandes empresas es la de expandir sus sistemas internos para permitir a sus clientes y colaboradores el acceso a los datos, independientemente de su localización puntual.
Para tratar de resolver este problema, las empresas están procesando información de forma completamente nueva, y esto a menudo incluye el uso de la Web como soporte del acceso distribuido.
Sin embargo, la mayor parte de las compañías realmente aún no han valorado la forma en la que se usan o se integran las aplicaciones basadas en Web, aunque la realidad es que en esta nueva era el uso de las tecnologías Web incrementa drásticamente la cantidad de información que un individuo debe manejar diariamente.
¿Cómo encaja la Web en la ecuación de la gestión documental?
¿Qué ocurre con la Web? ¿Cómo encaja la Web en la ecuación de la gestión documental? ¿Qué ocurre si una compañía multinacional tiene empleados en diferentes ubicaciones? ¿Cómo podrían acceder a los documentos que necesitan
de una forma sencilla?.
Estas son algunas de las preguntas que se hacen los responsables de las empresas en estos momentos.
Todas las empresas intentan aumentar su productividad y reducir los costes y las soluciones basadas en Web pueden ayudarles.
Existen nuevas herramientas, fáciles de instalar y de usar, que aumentan la potencia de la Web, y que permiten a un administrativo resolver problemas por sí mismo, sin formación especializada y sin complicadas herramientas software.
En este documento hablamos de:
-El impacto de la Web desde una perspectiva tecnológica y organizativa.
-La influencia resultante en sistemas de gestión documental.
-Archivo y recuperación en la Web y sus ventajas.
-Soluciones de archivo en la Web y escenarios probables de futuro.