El fabricante de BPM Appian ha lanzado Appian Requirements Management Solution (RM) para optimizar el proceso de compras y abastecimiento cumpliendo con las diferentes normativas de las Administraciones Públicas de los Estados Unidos.
«El proceso de adquisiciones es fundamental para todas las organizaciones gubernamentales y existe la necesidad de una mejor manera de administrarlo», comentó Jason Adolf, Vicepresidente del Sector Público Global, Appian. «La solución de gestión de requisitos de Appian desglosa los silos existentes al proporcionar una vista única de todo el proceso de adquisición lo que aumenta la productividad del personal, mejora los resultados del programa y reduce los costos. Lo más importante es que optimiza los procesos de adquisición de las administraciones federales y reduce el tiempo “Procurement Action Lead Time (PALT) «.
La solución RM de Appian proporciona una visibilidad completa del proceso de gestión de requisitos, lo que permite a los equipos, organizaciones funcionales y profesionales contratados colaborar, actualizar y ejecutar los requisitos desde una sola aplicación. Esto elimina la necesidad de que los usuarios trabajen con múltiples aplicaciones y ventanas, lo que simplifica la información y reduce los errores.
Los gerentes pueden rastrear el desempeño del departamento, monitorear todas las actividades de adquisición y priorizar o reasignar tareas en función de la acumulación y la carga de trabajo, con el apoyo de informes y análisis en tiempo real.
La solución también permite que las agencias configuren sus requisitos para cumplir con el Federal Acquisition Regulation and Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (FAR/DFARS) y las políticas de la agencia.
Las principales capacidades de la solución son:
Entrada rápida de requisitos: interfaz guiada por asistente que guía a través del proceso de ingresar un requisito para compra. Los paquetes de requisitos necesitan menos revisiones y el equipo contratante puede ponerlos en práctica de inmediato.
- Cree paquetes de requisitos completos: recopile de forma inteligente los documentos necesarios del cliente. El personal contratado es guiado a través de los pasos, documentos y aprobaciones necesarios para los requisitos de adquisición para garantizar la entrega a tiempo.
- Acelere los procesos de revisión y aprobación de requisitos: realice un seguimiento e informe sobre todas las revisiones y aprobaciones mientras captura comentarios y acciones en la aplicación. Envíe automáticamente el paquete de requisitos para su revisión y envíe el paquete al grupo de contratación correcto.
- Gestión automatizada de la lista de verificación: planifique, supervise y ejecute todos los elementos requeridos de la lista de verificación de clientes y contratos. El personal contratante colabora en el paquete de requisitos para garantizar que todas las tareas, listas de verificación y aprobaciones sean completadas por los miembros del equipo de manera oportuna.
- Gestión de documentos integrada e inteligente: la colaboración en la adquisición de documentos directamente desde la aplicación RM es compatible a través de una integración de Office 365 preconstruida. Un marco de gestión de documentos crea documentos y formularios que cumplen totalmente con las FAR / DFARS, los suplementos de la agencia y las políticas de la agencia.
- Integración con cualquier aplicación: Appian está integrado con los sistemas financieros federales, SAM.gov, PSCTool.us y USASpending.gov. RM proporciona integración Lowcode con bases de datos, servicios web y aplicaciones como Office 365, SharePoint, Oracle y SAP
La nueva solución se basa en la plataforma de automatización Lowcode de Appian, que permite a las agencias integrar fácilmente la RPA y la inteligencia artificial (AI) en sus procesos para clasificar automáticamente documentos, rellenar formularios y documentos, y proporcionar información adicional para próximos pasos. RPA, AI y Robotic Workforce Management (RWM) les permite a las agencias mejorar drásticamente sus procesos de administración de adquisiciones, productividad, experiencia del cliente y compromiso del personal.