Automóviles Berrocar, grupo empresarial español especializado en el alquiler y venta de vehículos de ocasión y seminuevos y distribuidor oficial de Toyota, Seat, Fiat, Jeep, Alfa Romeo, Abarth y Fiat Professional, ha optimizado sus finanzas con la solución de Yooz, consiguiendo una total trazabilidad del estado de las facturas en cada etapa del proceso y con un ahorro de costes del 10% del total del departamento, reasignando al equipo administrativo y contable a tareas que crean un mayor valor añadido para la empresa.
Los principales retos de Berrocar eran poder reducir las tareas administrativas rutinarias, que económicamente no aportaban valor a la empresa, y conseguir un mayor control sobre las facturas y el proceso de Cuentas a Pagar.
Berrocar tiene varias sucursales repartidas por toda España y hay varios departamentos internos de la empresa que interactúan en el proceso en cada transición de compra y venta de un nuevo vehículo, además de los encargados del taller o los encargados de los recambios de los coches.
En los últimos meses, el volumen de facturas de la compañía se había triplicado, por lo que necesitaban tener un mayor control sobre ellas y sobre el flujo completo por el que pasaban: quién solicitaba la reparación de un vehículo, la compra realizada para ello, por quién había sido aprobada y, finalmente, contabilizarlo en el sistema.
Implantación: un paso más hacia la transformación digital
Para que el equipo se adaptase a la nueva tecnología, durante unos meses las tareas administrativas se llevaron a cabo mediante ambos métodos de forma paralela: tanto de forma manual, como digitalizada a través de Yooz. Esto hizo que el equipo pudiera asegurarse de que no cometían errores y tomara confianza en este nuevo método de trabajo.
Como la principal actividad de Berrocar es la venta de vehículos, la mayoría de sus gastos son imputados dentro de la ficha de cada vehículo, para controlar el gasto que este ha tenido dentro de la empresa. Antes tenían a una persona que se encargaba de introducir ese gasto de forma manual dentro de la ficha física de cada vehículo y otra persona que contabilizaba la factura.
La implantación de Yooz consistía en la digitalización completa de este proceso, y la integración contable con el ERP de Sage 50, que ya usaba Berrocar.
Antonio Miranda, director adjunto de Berrocar, comentó “nosotros veníamos usando Sage 50 y queríamos seguir utilizándolo, porque ya son muchos años y el equipo está habituado a él y nos funciona bien. Por lo que buscábamos una herramienta que se integra con dicho ERP».
Resultado: trazabilidad de las facturas y ahorro de costes
Tras la puesta en marcha de Yooz, Berrocar ha conseguido aliviar una gran parte del trabajo administrativo y ha conseguido una trazabilidad real en el proceso completo de Cuentas a Pagar: mayor visibilidad en todo momento de las facturas y del estado en el que se encuentra cada una de ellas, además de la eliminación del papel del proceso de facturación.
Con la utilización de Yooz, Berrocar ha logrado liberar el equivalente al trabajo diario de una persona, que representa un volumen de facturación importante, pudiéndose dedicar este empleado a otras tareas administrativas más productivas.
«El sector de la automoción está siendo uno de los últimos en digitalizarse. Creo que uno de los primeros pasos es empezar desde el Departamento Administrativo y Financiero. Aunque al empresario le cueste ver como repercute en beneficios, aquí es donde está la base de la empresa.
Todos los datos que desde administración se aportan y se crean, son de los que beben el resto del equipo comercial, marketing, etc. Sin esta base, si los datos de administración no están bien, la empresa no podrá ejercer su función correctamente» concluye Antonio Miranda.