Afinsa (www.afinsa.es), compañía española multinacional especializada en la inversión en bienes tangibles, ha seleccionado el software Alchemy como herramienta de gestión electrónica documental para el tratamiento informatizado del archivo de expedientes de sus clientes.
El objetivo de la compañía es la agilización de cualquier trámite que requiera algún tipo de consulta a estos expedientes, algo muy habitual dado que los mismos son el soporte de la relación de Afinsa con cualquiera que tenga un contrato de inversión firmado con ésta.
La documentación contenida en los expedientes se recibe originalmente en papel, aunque es generada de forma electrónica. La presencia de firmas en gran parte de la misma (por ejemplo, en los contratos) hace necesaria su digitalización. Para aquellos documentos que sean susceptibles de archivar, hayan sido generados electrónicamente y no contengan firmas, Alchemy dispone de herramientas de importación directa, sin necesidad de generar el correspondiente papel.
Características
Las características de Alchemy que para Afinsa han sido más importantes a la hora de tomar la decisión son las siguientes:
– Agilización en la entrada de datos. Alchemy incorpora una herramienta de reconocimiento óptico de caracteres que puede usarse en tres modalidades diferentes (a todo el documento, de forma zonal y en proceso por lotes).
– Rapidez en la consulta de cualquier documento integrado en cualquier expediente. – Modularidad de la instalación. Su funcionamiento en modo cliente/servidor y el control de licencias por concurrencia de usuarios permiten un crecimiento cómodo y exento de problemáticas técnicas.
-Facilidad de uso. Todos los usuarios actualizan y consultan completamente el archivo tras un curso de unas pocas horas.
– Capacidad de integración de hardware y datos existentes previamente a la instalación. Dado que Afinsa ya lleva bastantes años mecanizada con sistemas de gestión documental, era importante que el nuevo software integrara elementos hardware existentes (por ejemplo, escáneres o red de área local) y, sobre todo, los cientos de miles de documentos ya digitalizados con anterioridad.
– Puesto que el volumen de documentos a archivar puede llegar a varios millones en pocos años, Afinsa ha dispuesto para su almacenamiento un moderno sistema NAS (Network Attached Storage) con capacidad de ampliación modular suficiente para cubrir sus expectativas futuras de crecimiento.
Alchemy es comercializado en exclusiva en España y Portugal por SDM (Sistemas de Documentación Multimedia). Es una familia de productos especializada en la gestión electrónica de todo tipo de archivos.