La aplicación permite la gestión posterior mediante flujos de trabajo de las diferentes personas de la organización encargadas de realizar acciones sobre los documentos, como por ejemplo en el caso de las facturas de proveedores.
Los objetivos del nuevo sistema de gestión documental se pueden resumir en los siguientes:
– Disponer de un mayor control sobre el registro de entrada de los documentos.
– Facilitar el acceso a los documentos registrados en formato digital.
– Disponer de una herramienta de búsqueda y tramitación electrónica de la documentación, que contribuya a ahorrar costes, evitar errores y a mejorar la eficiencia administrativa de la empresa.
Algunas características del proyecto:
En el caso de las facturas recibidas en GIRSA se analizó toda la tipología de facturas existentes, así como el tratamiento interno que se debe realizar en cada caso.
Las facturas en papel, se reciben y registran como el resto de la correspondencia, pasan por una serie de estados de revisión y aprobación, por diferentes personas de la organización (contabilización en administración, revisión técnica, aprobación por Dirección). Además, en algunos casos se vinculan otros documentos a la propia factura (presupuestos, pedidos, albaranes), de forma que todos los documentos relacionados con la factura y que permiten su revisión queden registrados y enlazados en el sistema.
Con el fin de incorporar la información histórica del registro en la organización, el proyecto incluye el volcado en la base de datos del nuevo gestor documental de los datos almacenados en una base de datos Access donde se realiza el registro de entrada actual de GIRSA.
El proyecto incorpora el servicio de digitalización del archivo histórico en papel y la posterior indexación de los ficheros resultantes en la nueva herramienta de Registro de entrada. De esta manera se evitan los problemas derivados de la manipulación de los documentos en papel. A partir de la implantación de la nueva herramienta informática los usuarios de GIRSA accederán a los documentos registrados en formato digital.