La ciudad holandesa de Rotterdam utilizará Hummingbird Enterprise como solución ECM para ofrecer a sus 8.000 funcionarios un sistema de gestión integrada de documentos y registros electrónicos.
Los sistemas de gestión documental (DM) y de record management (RM) de Hummingbird Enterprise serán utilizados por los funcionarios de todos los departamentos del ayuntamiento de la ciudad holandesa para almacenar, gestionar, recuperar y compartir documentos tanto en papel como electrónicos desde un repositorio central.
La ciudad de Rotterdam gestiona diariamente decenas de peticiones, demandas de información y quejas de sus ciudadanos referentes a temas tan diversos como la vivienda, el transporte y tráfico o urbanismo. La utilización de un sistema de gestión documental como el de Hummingbird tiene como objetivo mejorar el servicio a los ciudadanos permitiendo un acceso más rápido a la documentación pertinente e incluso facilitar que esta información pueda ser compartida con éstos.
Tras la implementación de las tecnologías de Hummingbird los funcionarios municipales podrán almacenar en espacios de trabajo centralizados todos los documentos electrónicos, incluyendo correos electrónicos, hojas de cálculo, registros de base de datos, etc…
Las herramientas de búsqueda y recuperación de la solución permitirán que la información sea fácilmente accesible para ser gestionada o compartida desde cualquier departamento y a partir de la iniciativa o necesidad de cualquiera de los funcionarios, tarea que con anterioridad a la implementación del nuevo sistema era exclusiva del personal del departamento de documentación. Los trabajadores municipales autorizados podrán también monitorizar el estado y progreso de los procesos para poder ofrecer esta información a los ciudadanos implicados.
LogicaCMG, socio de Hummingbird con base en Holanda, fue la empresa que recomendó a la ciudad de Rotterdam la utilización de Hummingbird Enterprise y ha sido también la encargada de la integración del sistema y de la gestión de proyecto.
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