El software de Gestión de Notas de Gasto, Tickets y Viajes viene a sustituir en la práctica complejos procesos manuales hechos en Excels.
Tecnológicamente hay que poner especial atención a cuatro aspectos:
– La capacidad real del OCR de «entender» bien tickets que en muchos casos son difíciles de entender incluso por un ojo humano.
– La flexibilidad de integración con los ERPs y con los software de Recursos Humanos. De hecho hay algunos de los productos que listamos que sólo trabajan con su ERP nativo.
– Sistemas de inteligencia Artificial aplicados a la digitalización de los datos de los tickets y las notas de gasto.
– Flexibilidad en el diseño de los procesos de aprobación y pagos que tenga cada empresa.
A nivel de servicios complementarios hemos detectado al realizar el directorio dos servicios que en algunos casos se prestan y que son críticos en la práctica para proveedores de este tipo de software:
– Equipos humanos que se encarguen de recuperar el IVA llamando a los establecimientos donde el trabajador ha recogido un ticket.
– Equipos humanos que hagan una comprobación manual de tickets y notas que los sistemas automáticos no hayan podido leer. Para esto se requiere también software que sepa detectar estos errores.