Las llamadas Tecnologías de la información y la comunicación se han tornado indispensables en nuestra vida. En el sector público, las TIC también permiten a las administraciones públicas (AA PP) gestionar con mayor calidad, eficacia y eficiencia los servicios y recursos públicos. Más abajo el artículo.
Las AA PP que realizan la implantación de un sistema de gestión documental son cada vez mayores con el fin de optimizar los procesos documentales de ciudadanos y empleados, al permitirles operar telemáticamente con la Administración.
El sector público produce gran cantidad de información ya que produce estadísticas, leyes, información geográfica, registros de población, política, etc. Dicha documentación es útil tanto para la misma administración como para el ciudadano y el sector privado.
Más cercanía con los administrados mediante un sistema de gestión documental
Pero, ¿qué debe ofrecer un sistema de gestión documental a las AA PP?
Los documentos son mejor controlados, organizados y vigilados. Este objetivo se puede desglosar mejor en:
– Tramitación administrativa más ágil.
– Normalización de los documentos administrativos.
– Organización de forma homogénea y eficaz de la documentación administrativa.
– Aplicación de políticas para la preservación de documentos en formatos de papel y electrónico.
Los beneficios de la implantación de un sistema de gestión documental en la Administración Pública son:
-Facilita la generación de fondos documentales múltiples.
-Al mantener un registro detallado de auditoría que facilita la trazabilidad de documentos, permite versionar cada archivo.
-Utiliza filtros basados en metadatos y/o contenidos, para la consulta y recuperación de los documentos.
-Tiene soporte para diferentes formatos y facilita la conversión de cualquier clase de documento.
-Permite la interconexión con otros elementos de la infraestructura de la Administración Electrónica.
-Tiene una gestión de permisos y roles al ser multiusuario.
-Es transparente para el usuario.
En la Unión Europea (UE), tanto los ciudadanos como las empresas mantienen una fluida relación con las AA PP, tal y como pone de manifiesto el boletín «España y las TIC en la Unión Europea» realizado por el Instituto Nacional de Estadística (INE) en 2012, en el que se menciona que en España los usuarios interactuaron por internet con las AA PP el 2011, por encima de la media en la UE. En concreto un 54% de españoles obtuvo información de internet frente al 48% de la UE; y el 36% de los españoles afirmó haber descargado formularios oficiales frente al 34% de los europeos.
Como es de esperar, esta interrelación con la Administración aumenta mientras las AA PP adoptan nuevos sistemas de gestión documental que habilitan nuevas formas de administrar y acceder a la información. De hecho, tal y como se destacó en el post «La situación de la factura electrónica en el año 2013» la meta de la Comisión es lograr un predominio de la facturación electrónica en Europa para el 2020 .
La implantación de un sistema de gestión documental y sus retos
Uno de los retos a los que se enfrentan las AA PP a la hora de incorporar las TIC a su estructura no depende únicamente de las propias herramientas tecnológicas, pues en el sector público la implantación debe enfocarse desde una perspectiva global: cultural, administrativo y político.
La burocracia está sobrecargada y no puede ser gestionada únicamente con las herramientas tradicionales. Al que se debe tener presente es que la implantación de un sistema de gestión documental involucra un desarrollo de formas innovadoras de organización de gestión y trabajo. Es decir, es conveniente evitar la mecanización de las tareas administrativas sin realizar un exhaustivo análisis previo del flujo de la información en cada uno de los procesos. Si no se realizara este concienzudo estudio antes de la implantación de un sistema de gestión documental, es más que probable que las características negativas de la Administración se vean resaltadas en la nueva estructura, lográndose un proceso superficial de modernización donde solo se sustituyen procedimientos manuales por otros automáticos.