Según un estudio realizado por la empresa de gestión de la información Iron Mountain, el 58% de las empresas europeas siguen utilizando la documentación en papel en sus oficinas, y la tendencia no parece que vaya a cambiar a corto plazo. El mismo estudio recalca que el 45% de las empresas dispone de una capacidad de almacenamiento considerablemente forzada.
Nota de prensa:
La oficina de hoy sigue sin librarse del papel
Un nuevo estudio de Iron Mountain revela que las empresas europeas ponen en riesgo su información por culpa de políticas caóticas para el almacenamiento de su documentación en papel
Coincidiendo con el Día Mundial Sin Papel – 25 de octubre -, un nuevo estudio de la compañía de gestión de la información Iron Mountain apunta que la oficina sin papel está aún fuera del alcance de muchas empresas europeas. Los documentos en papel siguen siendo importantes para las compañías y es improbable que desaparezcan del entorno empresarial en un plazo cercano. Sin embargo, el estudio muestra que mantener grandes archivos de papel en las propias empresas está causando problemas para muchas de ellas, dado que sus sistemas de archivo están colapsados y desorganizados, por lo que el riesgo de pérdida de datos y daño a los mismos es cada vez mayor, impidiendo además el máximo aprovechamiento del valor total de la información.
El estudio, que recoge la opinión de directivos en los sectores legal, industria, farmacéutico y servicios financieros en Alemania, España, Francia, Holanda, Hungría y Reino Unido, desvela que más de la mitad de las empresas – un 58% – acumula la mayoría de sus datos en papel en un almacén central situado en sus propias oficinas. En muchos casos, la información está archivada en los sótanos, exponiendo documentación importante relacionada con clientes y con el negocio en sí, al riesgo de inundaciones y humedad y al ataque de roedores.
Más de la mitad (51%) de las empresas consultadas por Iron Mountain declara que el grueso de la información importante sobre clientes está almacenada en papel, aunque un 45% de los encuestados comentó que el acceso y su capacidad de almacenamiento se encontraba ya “bastante forzado”, lo que hace que sea imposible recuperar la información con la velocidad necesaria. El 37% llegó a confesar que sus instalaciones de almacenamiento son “caóticas”, poco o nada estructuradas, y que algunos archivos almacenados nunca se han vuelto a ver. Es alarmante el dato de que un 2% de las empresas no tiene ningún tipo de estructura para almacenar la comunicación con los clientes.
Muchas empresas están profundamente preocupadas por el impacto que en su negocio puede tener la gestión que hacen de su información en papel. Menos de un cuarto (24%) considera que tiene un acceso apropiado a la información sobre clientes como para proporcionar una gestión adecuada de los mismos. El 49% teme perder documentos importantes de valor histórico y un cuarto se siente incapaz de implementar una estrategia de gestión de la información que incluya tanto el papel como los formatos digitales.
“Una oficina sin papel puede ser una meta no realista para muchos, pero sí que es posible conseguir un entorno eficiente en la gestión de los documentos físicos”, comenta Ignacio Chico, director general de Iron Mountain España. “Las empresas siguen creando, copiando y almacenando documentos en papel; nuestra encuesta muestra que solo el 1% de las empresas europeas ha conseguido un entorno sin papel. Recomendamos a las empresas no precipitarse a una estrategia para digitalizar todo, sino que se centren en entender cómo usan la información y que luego digitalicen los documentos a los cuales han de acceder más frecuentemente. Las empresas tienen que reducir el problema y concentrarse en sus documentos más importantes, como lo son los relativos a información corporativa, datos de clientes e inteligencia empresarial. El resto de documentos se puede almacenar fuera de la empresa durante un periodo de tiempo determinado como parte de un programa de Responsabilidad Corporativa de la Información (CIR – Corporate Information Responsibility)”.