Hoy existe un gran número de empresas que desconocen las ventajas que les puede acarrear implantar un sistema informático de gestión documental. Sin embargo, es importante conocer que la gestión documental permite a la empresa eliminar las tareas que suponen el uso de unos recursos y la pérdida de un tiempo que no aportan ningún valor añadido, y que pueden ser utilizados en otros ámbitos. El coste del cambio y la inversión que supone son bajos en relación a las ventajas que ofrece, que además son a corto plazo.
Cabe destacar que la empresa que tiene bien implementada una solución de gestión documental, ésta le permite una gestión optimizada de todos los procesos que antes se hacían a través de documentos. Dicha gestión le permite tener toda la información digitalizada y centralizada disponible selectivamente en función del usuario, acceso y edición simultánea de documentos por varios usuarios a al vez, automatizar muchos de los flujos de trabajo, etc.
Asimismo, todo esto supone un ahorro en tiempo y papel importante para la empresa, que acaba repercutiendo en sus resultados, ya que no hay retrasos en tratamientos repetitivos, largos y costosos de documentos, búsquedas lentas o pérdidas de datos. Solamente existe un inconveniente: es necesario un proceso de adaptación e implementación. Pero es temporal, ya que en la mayoría de empresas los resultados se empiezan a ver a corto plazo.