Esker, principal fabricante de soluciones para la automatización de flujos documentales, ha anunciado el lanzamiento de SOP On Demand, una nueva solución SaaS para la automatización de Pedidos de Venta, que ofrece a las empresas una alternativa real frente al software tradicional para reducir costes y mejorar la productividad, a través de una simple conexión a Internet.
A pesar de la amplia utilización de tecnologías de tipo EDI (Electronical Data Interchange), la mayoría de las empresas reciben todavía sus pedidos de clientes por fax, email o carta. Debido a la diversidad de canales de recepción de dichos pedidos, incluido el EDI, la gestión de los mismos se hace cada vez más compleja, siendo sin embargo un proceso crítico con consecuencias directas en la satisfacción de los clientes, en la cifra de ventas, o en la competitividad.
Dirigida a todos los actores implicados en la gestión de clientes (Dirección Financiera, Dirección de Operaciones, Servicio de Administración de Ventas, Servicio al Cliente), la nueva oferta de Esker, SOP On Demand, en modo SaaS, viene a resolver esta problemática, aportando una respuesta innovadora para desmaterializar el tratamiento de los pedidos de clientes.
Dirigida a los departamentos de gestión de clientes (Contabilidad, Operaciones, Administración, Servicio al cliente, etc.) esta nueva solución on-demand ofrece una completa automatización, incluyendo:
• Recepción automática de pedidos de clientesgracias a números de fax proporcionados por la propia solución.
• Extracción automática de datos: la solución captura automáticamente los datos contenidos en los pedidos de clientes recibidos. Cuando se trata de una imagen (fax o scan), se utiliza una tecnología OCR.
• Envío automático de pedidos: los pedidos son automáticamente transmitidos a las personas responsables, en función de la empresa cliente, del producto y de la prioridad.
• Workflow de validación y tratamiento:el pedido es presentado para su validación a la persona que lo gestionará, o automáticamente analizado y puesto a disposición en el ERP si ninguna excepción ha sido detectada por el sistema.
• Trazabilidad y reporting: la solución proporciona a los usuarios y responsables de validación, una interfase de seguimiento de los pedidos en tiempo real, desde el momento de su llegada, así como unas herramientas de reporting que permiten analizar con detalle, el conjunto del proceso, incluyendo el tiempo medio de tratamiento de los pedidos, los resultados individuales de cada miembro del equipo, los volúmenes, etc.
• Archivado: por último, los pedidos son archivados automáticamente en el formato electrónico. Se pueden consultar en línea durante un periodo de 10 años.
Con la supresión de la entrada manual de datos, la instalación de SOP On Demand permite a las empresas lograr retornos sobre la inversión de forma inmediata:
• Hasta un 70% de reducción de los costes de gestión del proceso de .pedidos de clientes.
• Hasta un 65% de ahorro de tiempo en la recepción y la entrada de pedidos de clientes.
• Mejora de los flujos de tesorería y aceleración de los cobros.
• Reducción drástica de los costes de archivado, con el almacenamiento electrónico.
• Hasta un 99% de ganancia de precisión en la entrada de datos.
• Ahorro de hasta un 65% del tiempo del personal dedicado a la entrada y gestión de los pedidos.
• Mejora de plazos de entrega.
• Mejora de la satisfacción de los clientes.
Según un estudio realizado en 2009 por Forrester en una multinacional usuaria de la solución de gestión de pedidos de venta de Esker, el retorno de la inversión se alcanzó en menos de once meses después de la instalación, con ahorros estimados en más de 5 millones de dólares: ganancias en productividad, reducción del consumo de papel, limitación del archivado de documentos, etc…