El 51 por ciento de las empresas que utilizan la gestión documental buscan reducir sus gastos operativos, mientras que el 20% intentan mejorar su cash-flow. Estos datos se desprenden de un reciente estudio elaborado por Océ Business Services, proveedor líder en gestión de procesos documentales, a partir de encuestas con ejecutivos directamente relacionados con la gestión documental.
Bajo el título “Haciendo frente al desafío: cómo implementan las organizaciones sus estrategias de gestión documental para ayudar a dirigir los negocios en épocas difíciles para la economía”, el estudio se ha centrado en investigar cómo las empresas pueden mejorar sus procedimientos mediante cinco actividades avanzadas de gestión documental. Con estas actividades, ya sean internas o externalizadas, se logra reducir los costes y alcanzar los objetivos de incremento de rentabilidad.
Un alto número de los encuestados, el 74 por ciento, indicó que su compañía ha adoptado la externalización en al menos una de las cinco actividades documentales más habituales: la digitalización de documentos; la impresión/copia en toda la empresa; el correo y envío; la gestión de archivos y la gestión de sus sistemas documentales -impresión/copiado/envío de fax-.
Aunque todas ellas se muestran como imprescindibles, las tres funciones más externalizadas en la actualidad son las siguientes: correo y envío; centro de impresión/copiado; y digitalización de documentos. En cuanto a los beneficios obtenidos con estas actividades, los encuestados destacaron unos costes más bajos, la mejora del rendimiento operacional y la posibilidad de centrarse en lo verdaderamente importante para su negocio.
Según el estudio de Océ, los servicios de externalización seguirán creciendo entre los próximos 12 a 24 meses, ya que el 33 por ciento de las empresas tienen pensado externalizar más funciones de gestión documental, con la digitalización a la cabeza. Con ello no buscan sólo reducir costes, sino poder centrarse más en su propio negocio y mejorar su rendimiento operativo.
El estudio, elaborado por Océ, se basó en 227 encuestas realizadas a ejecutivos directamente relacionados con la gestión documental, con el fin de conocer sus impresiones sobre este asunto. Entre ellos se incluían responsables administrativos, de informática o directores de operaciones, con el fin de mostrar la pluralidad de ámbitos donde es necesaria la gestión documental.
El 42% de los encuestados trabajan en organizaciones con beneficios inferiores a los 100 millones de dólares, el 26% en empresas con beneficios entre 100 y 1.000 millones y el 32% en empresas cuyos beneficios superan los 1.000 millones.
Aunque el cuestionario ha contemplado entrevistas a personal de empresas con diferentes rangos económicos, el informe final se centró únicamente en las respuestas de los participantes cuyas organizaciones no superan los 100 millones de dólares de beneficios.