La gestión de contratos y resto de documentos que componen el expediente de personal, supone una importante inversión económica y de recursos por parte de las empresas. Basta como ejemplo que, según el INE, en 2008, se firmaron en España más de 16 millones y medio de contratos. Controlar toda la información generada al respecto es una de las principales preocupaciones de los departamentos de Recursos Humanos, que buscan nuevas soluciones que agilicen y reduzcan los costes derivados de dicha gestión.
Los expedientes de personal están compuestos por diferentes tipos de documentos (contratos, currículum vitae, libros de familia,…) y el departamento de RR.HH. debe asegurar la confidencialidad y protección de toda la información contenida en los mismos de acuerdo a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
La solución Human Recourses File Management de SGAIM convierte los documentos originales recibidos en formato digital y captura la información relevante del expediente a través de herramientas de reconocimiento óptico de caracteres y tecnologías lingüísticas. Los datos extraídos se adaptan a las necesidades de cada cliente.
Posteriormente, los documentos se clasifican con avanzados sistemas de categorización automática, garantizando de esta forma la actualización de los expedientes de cada uno de los empleados. Además, toda la información ya clasificada se publica en el portal web de SGAIM TTID Plus, pudiendo acceder a ella el cliente en cualquier momento.
La herramienta Human Recourses File Management se integra perfectamente con las distintas aplicaciones utilizadas por el departamento de Recursos Humanos, manteniendo siempre actualizado el estado de cada uno de los expedientes.
Beneficios de Human Recourses File Management de SGAIM
.- Ahorro de tiempos, de hasta un 50% en gestiones de Recursos Humanos gracias a la disponibilidad on line de toda la información en los expedientes de cada empleado.
.- Garantía de confidencialidad.
.- Mejora de la productividad mediante la automatización del proceso de gestión de expediente de personal.
.- Reducción del riesgo de pérdidas de documentación al convertir los documentos originales en formato digital.
.- Calidad máxima, garantizando el error cero, en la clasificación de documentos y en la captura de información de los expedientes.
.- Respuesta rápida a las posibles auditorías gracias a la localización inmediata de la documentación original reclamada.