BBVA utiliza la tecnología ECM de Open Text desde el año 1999, cuando la entidad decidió poner en marcha un proyecto de colaboración y de gestión documental y de procesos con el objetivo de ahorrar costes y mejorar la productividad de sus empleados.
Las implicaciones y beneficios de este proceso de archivado van más allá que los derivados de una simple mejora en la gestión del almacenamiento. La solución Content Lifecycle Management (CLM) vincula las distintas aplicaciones que se conectan a una infraestructura de gestión de ciclo de vida de contenidos, permitiendo a las organizaciones gestionar mejor los documentos de negocio en distintas aplicaciones, y asegurando el cumplimiento de las normativas y regulaciones gubernamentales o corporativas de los diferentes mercados de negocio donde se opere, garantizando la autenticidad, inalterabilidad, custodia y posterior eliminación de estos documentos.
Esto permitirá a BBVA mantener un control de todos aquellos documentos que decida conservar en sus archivos físicos, ofreciendo control de acceso, gestión de la localización y de rotaciones de los documentos físicos y electrónicos entre las diferentes localizaciones.
Actualmente BBVA utiliza la solución de gestión documental de Open Text que da soporte a todos los usuarios del banco a nivel mundial, que suman más de 100.000. La implementación de este nuevo proyecto se llevó a cabo en varias fases. La primera, que comenzó en marzo de 2009, se centró en la selección de la infraestructura física de discos y de equipos para soportar la documentación digitalizada. La segunda, en paralelo, consistió en definir las políticas de archivado, estableciendo claramente el tiempo de archivado y de ciclo de vida. La tercera fase supuso el despliegue de la solución en Producción para que las aplicaciones, conforme el negocio lo vaya demandando, comiencen a implantar nuevas funcionalidades.
La gestión del ciclo de vida de los contenidos permite recuperar documentos importantes para verificar que la información crítica no ha sido alterada o destruida. También permite la migración de contenidos de almacenamiento de discos altamente costosos a dispositivos mucho más económicos cuando el contenido alcanza un cierto punto en su ciclo de vida definido por las políticas y normativa aplicables de negocio. Esto significa que no se necesitan hacer nuevas inversiones en hardware para cubrir las demandas del vertiginoso crecimiento del contenido. Asimismo garantiza que el contenido relacionado con una posible auditoría regulatoria o proceso judicial se guarda de forma segura. Una vez que la fase activa de procesamiento de un documento es completada, su clasificación de acuerdo a las políticas definidas determina el resto de su ciclo de vida. Aquí es cuando las tecnologías de automatización de la gestión de almacenamiento, archivado de documentos, y retención y destrucción de estos documentos (considerados registros en el argot técnico) entran en juego. Con estas tecnologías, las organizaciones pueden alcanzar el balance adecuado entre costes y rendimiento, mientras cumplen con las regulaciones y las directrices corporativas.
