La entrada del nuevo año traerá consigo un aumento en el volumen de la gestión de archivos y registros por parte de empresas privadas y organismos públicos, junto con una importancia creciente de nuevos soportes y herramientas. Iron Mountain, líder mundial en gestión y protección de la información, ha señalado las tendencias que marcarán el ritmo en el año que comienza.
1. El uso del correo electrónico continuará creciendo
Las empresas están empezando a reconocer el correo electrónico como una forma de comunicación formal que requiere una correcta gestión, tal y como sí se tratara de información física. Un reciente informe elaborado por Radicati calcula que para 2013 los usuarios corporativos enviarán y recibirán una media de 219 correos electrónicos durante su jornada laboral, lo que equivaldrá a una media de 31 megabytes de datos por persona al día.
Esta situación impulsará la necesidad de implementar sistemas de gestión de archivos de correo que faciliten localizar la información, clasificar los documentos y aplicar medidas más eficaces de retención.
2. La protección de datos estará cada vez más regulada
Las regulaciones relacionadas con la gestión de la información en materia de protección de datos continuarán creciendo en 2010, y especialmente las relacionadas con todo lo referente a los datos de carácter personal. Esto hace necesaria una mayor evaluación de riesgos en este terreno por parte de las empresas, que deberían incluso considerar la imposición de sanciones a las personas que no cumplan con la legislación. Cada vez más, los Responsables de Gestión de la Información, Responsables de Calidad y Responsables Legales deberán trabajar de forma conjunta para desarrollar un sistema de gestión de la información sin riesgos y con un coste adecuado.
3. Los Directores de Archivos como Gestores Globales de Información
La información corporativa está sujeta a un número creciente de regulaciones en diferentes lugares del mundo; ello provocará que el papel del Director de Archivos de una compañía cambie para adaptarse a los requerimientos legales y reducir los riesgos, lo que le convertirá de facto en Manager Global de Información. Como tal, deberá trabajar estrechamente con el Departamento Legal, con el Responsable de Gestión de la Información, con el Departamento de Calidad y el Departamento Financiero para controlar todos los aspectos de gestión de la información en cada país.
4. La Nube se convertirá en el mayor archivo del mundo
Los beneficios de albergar información en servidores externos –lo que se conoce popularmente como Cloud Computing- continuarán haciéndose evidentes: al necesitar menos recursos físicos como instalaciones y hardware, y menores inversiones en IT, son una opción cada vez más atractiva para el archivo de documentos, copias de seguridad o toda la gestión de información en soporte electrónico. El único aspecto que sigue frenando su popularización son las dudas en el terreno de la seguridad, lo que convierte en crucial que las empresas seleccionen a un proveedor fiable y con experiencia en este terreno.
5. La externalización no se detiene
La estrategia de externalización que están utilizando hoy en día las compañías en todos los mercados verticales, se revela como una herramienta eficaz para lograr una reducción de costes y una correcta gestión documental. Según datos de la consultora IDC, el volumen mundial de datos digitales alcanzará este año los 998.000 millones de gigabytes. Este incremento se debe principalmente a los nuevos requerimientos legales y al continuo crecimiento del volumen de información que se maneja a diario.
6. La atención sanitaria también pasará a la Nube
El año 2010 va a ser el escenario de un crecimiento notable en la información sanitaria, particularmente en campos como la Historia Clínica Electrónica, las pruebas médicas y las reclamaciones de los pacientes. Actualmente, este sector hace frente al almacenamiento, acceso, normativa legal e infraestructuras combinado con una limitación en costes para afrontar estos retos. La solución a este crecimiento se puede encontrar en el almacenamiento en la Nube, solución que continúa ganando popularidad en otros sectores. El almacenamiento en la Nube aprovecha el poder de Internet y se posiciona como una de las soluciones más plausibles para los grandes volúmenes de información. Se espera también que su uso traiga aparejadas nuevas vías en el almacenamiento, acceso y gestión de los datos.