La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha homologado la versión actual del sistema de gestión documental, DocuWare 5.1, dando plena validez legal y fiscal a la conservación en formato electrónico de las facturas digitalizadas y otros recibos y documentos escaneados, permitiendo, de este modo, la destrucción de los originales en papel.
Ernst & Young España como entidad de auditoría informática independiente ha sometido a pruebas al sistema de gestión documental de DocuWare. Los resultados han sido muy positivos: incluso en la versión básica el programa cumple con todos los requisitos estipulados por las autoridades financieras españolas como el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 y la Resolución del 24 de Octubre de 2007.
La versión básica de DocuWare dispone de un sistema de firma electrónica reconocida que en la fase de digitalización se incorpora al documento escaneado de forma automática y sin intervención por parte del usuario. De este modo, después de escanearse con DocuWare, los documentos originales se pueden destruir.
Mediante la homologación, las autoridades españolas han confirmado la legitimidad del sistema de gestión documental. Por lo tanto, los usuarios de DocuWare obtienen, además de las ventajas del ahorro de espacio y costes o una mejora en el servicio, la seguridad de cumplir todas las disposiciones legales en materia de almacenamiento en formato electrónico.