Kyocera ha presentado la primera solución de digitalización certificada de facturas que incluye todos los elementos necesarios para implantar este servicio en PYMES y grandes empresas, convirtiéndose en un proveedor capaz de ofrecer equipos, certificados, software y mantenimiento de forma integrada.
Por poner un ejemplo, una empresa que recibe 300 facturas al mes dedica aproximadamente 5m2 para almacenar los documentos de los últimos cinco años, espacio que tiene un coste de alrededor de 1.000€ anuales. Además, para gestionar una única factura en papel es necesario invertir unos trece minutos, mientras que con la digitalización certificada este tiempo se reduce a tres, al eliminarse acciones como el fotocopiado de archivos o su distribución. Esto significa que una compañía que recibe 300 facturas al mes ahorrará 50 horas mensuales, lo que en total supone 75 días al año, que pueden dedicarse a otro tipo de tareas más productivas.
La solución certificada de Kyocera es la única llave en mano que ofrece de forma integral todo lo necesario para llevar a cabo la digitalización de facturas. Hasta ahora, para implantar una solución de este tipo, era necesario contratar un proveedor para cada uno de los elementos que conforman el proceso, con los inconvenientes que esto genera al cliente final, como dificultades para coordinar la instalación y puesta en marcha de la solución, o las dudas sobre quién debe resolver una posible incidencia.
Problemas que se eliminan con KYOfactura Proveedores, ya que incluye el dispositivo, el controlador, el software de digitalización y el certificado, todo ello ofrecido por un mismo partner, en este caso Kyocera, y con las máximas garantías de calidad.
En cuanto a los equipos, la compañía japonesa cuenta con la más amplia gama de multifuncionales del mercado, lo que asegura una optimización de los recursos de impresión, ya que los dispositivos se adaptan a las necesidades concretas de un entorno de oficina, y ofrecen alta calidad y productividad en las funciones de escaneo, básicas para la puesta en marcha de un servicio de digitalización.
Integrado en el multifuncional tenemos el controlador, que incluye el software y tiene conectado el token con el certificado. Este elemento convierte a la solución de Kyocera en “llave en mano” puesto que permite la integración de todas las partes en un único sistema. El software de digitalización es una aplicación de gestión web y permite la firma de facturas en formato Xades/Xades-XL y el tratamiento de todo el texto mediante un OCR. Esta aplicación almacena la información directamente en una base de datos firmada, generando copias de seguridad en cumplimiento con la Ley vigente en materia de digitalización de facturas y protección de datos.
Con respecto al certificado, señalar que es el instrumento electrónico capaz de garantizar la identidad de una persona. En el caso de KYOfactura Proveedores existen dos modalidades, el exclusivo para firma electrónica y el de persona jurídica. Ambos cumplen con todas las directrices que exige la normativa de la Unión Europea y tienen una validez de dos años.
Todo comienza con el escaneo del documento, momento en el que el sistema añade la firma electrónica y el sello de tiempo opcional. Posteriormente la factura pasa a formar parte de la base de datos con su información asociada, sobre la que se puede incluir manualmente la fecha de digitalización, el número de factura, el CIF y/o nombre del emisor, la base imponible, etc.
Un sistema sencillo y rápido de almacenar información que a su vez facilita la búsqueda avanzada a través de diversos criterios, lo que simplifica enormemente la detección de documentos. Además, y también de forma sencilla, es posible definir políticas de back-up, para disponer de copias de seguridad de base de datos.
Por tanto, KYOfactura Proveedores puede quedar integrado como uno más, dentro de los flujos de trabajo de las empresas que implanten la solución de Gestión Documental de Kyocera, que la compañía ya lanzó el pasado mes de octubre. Estas nuevas aplicaciones, junto con la amplia gama que ya ofrece la empresa en su porfolio, consolidan a Kyocera como compañía líder en soluciones de impresión profesional y gestión documental.