El objetivo de la solución es ayudar a las empresas a reducir los requisitos de almacenamiento de correo electrónico y mejorar su capacidad para responder a las solicitudes de eDiscovery. Al ofrecer un control y automatización sin precedentes, las compañías pueden automatizar y proteger la disposición de los correos electrónicos sin importancia y proporcionar mecanismos lógicos para que los usuarios puedan identificar y retener los mensajes críticos de negocio.
El correo electrónico ha transformado la forma en que operan los negocios, facilitando una comunicación rápida y rentable a través de unidades de negocio, geografías y husos horarios. A pesar de su utilidad sin precedentes, el crecimiento incontrolable del correo se ha convertido en un lastre para las organizaciones de todo el mundo. Los retos asociados a la no implementación de un plan de retención de contenido de correos electrónicos son múltiples y complejos, pero el mayor problema al que se enfrentan las compañías hoy en día es el riesgo de litigios, los costes y el crecimiento insostenible de la información almacenada electrónicamente.
Las capacidades de gestión de correo electrónico de Open Text son una parte integral de Open Text ECM Suite. El nuevo Open Text Email Management 10 para Microsoft Exchange captura sistemáticamente los correos electrónicos con “valor de negocio” y susceptibles de un “registro planificado”, y ofrece un método fiable y coherente para la identificación y eliminación de los correos electrónicos sin importancia o transitorios.
Las principales características de Open Text Email Management 10 para Microsoft Exchange son las siguientes:
• Mecanismos lógicos de clasificación de mensajes: los múltiples mecanismos de clasificación de mensajes están diseñados implícitamente de acuerdo a la forma en la que trabajan los usuarios. Los usuarios pueden asignar categorías a las carpetas existentes en su buzón de correo, clasificar los mensajes dentro de su buzón de entrada, o en enviar a la hora de crear nuevos correos. Estas clasificaciones condicionan la captura adecuada de los mensajes importantes en OpenText ECM Suite, y la retención de acuerdo a las políticas establecidas.
• Clasificaciones basadas en roles: para proporcionar una experiencia de usuario tan simple como sea posible, las opciones de clasificación se presentan a los usuarios según su función dentro de la empresa, asegurando que siempre tengan una selección pertinente y específica de opciones para determinar lo que representan los mensajes de correo electrónico.
• Asistente de gestión de correos fácil de usar: un asistente intuitivo de gestión de correo electrónico proporciona a los usuarios una visión en tiempo real de lo que está sucediendo en su buzón de correo gestionado. La información sobre cómo han sido clasificados y gestionados los correos, así como un visor generado dinámicamente de los mensajes sin importancia pendientes de ser eliminados está siempre disponible para los usuarios, asegurando que tengan una última oportunidad para revisar y guardar los mensajes potencialmente importantes antes de ser eliminados.