El Departamento de Presidencia de la Generalitat de Cataluña ofrece soporte directo y asistencia al presidente de la Generalitat en el desarrollo de sus funciones, ofreciéndole la posibilidad de acceder a la información en modo autoservicio por parte de los usuarios, independientemente de su ubicación.
Entrevista con Mercé Giralt, responsable de Desarrollo del Área TIC del Departamento de Presidencia de la Generalitat de Catalunya:
¿Qué necesidades tenía su organización en el ámbito de la gestión de la documentación?
Disponíamos de un volumen elevado de documentación en papel, custodiado por la unidad responsable y almacenada en diferentes ubicaciones. El resto de unidades, cuando necesitaba esta información, la solicitaba a esta unidad, que debía buscar la información, copiarla y distribuirla.
¿Por qué decidieron confiar en Kernel Doc?
Teníamos una experiencia anterior satisfactoria.
¿Qué requerimientos tenía que cumplir el proyecto?
Calidad de la digitalización, para poder implementar búsquedas por contenido, y clasificación con datos estructurados, para permitir búsquedas parametrizadas.
¿Cómo se realizó esta transformación en la gestión de la documentación? ¿Cuáles fueron las principales fases?
Primero se analizaron la ubicación física del material a digitalizar, la cantidad, las necesidades de explotación de la información digitalizada y se definió un plan de actuación, que incluía limpieza de las imágenes y categorización de la información. A partir de aquí, un equipo de Kernel se instaló en nuestras dependencias y trabajó coordinadamente con nuestro personal, que preparaba la documentación en bloques, que se iban digitalizando a medida que se entregaban.
¿Su organización se adaptó rápidamente a esta nueva forma de gestionar los documentos?
Por el momento aún no se ha puesto a disposición de los usuarios el acceso a la información. En estos momentos está en fase de desarrollo una aplicación informática que habilitará el acceso a la información a los usuarios autorizados.
¿Podría explicarnos algunos ejemplos de las mejoras que los servicios de Kernel Doc ha proporcionado a su organización a nivel funcional?
La principal es la posibilidad del acceso a la información en modo autoservicio por parte de los usuarios, independientemente de su ubicación.
¿Han experimentado otros beneficios?
Por el momento, no.
¿Cuánto tardaron en recuperar la inversión?
El objetivo del proyecto no era conseguir un ahorro económico, por lo que no hemos hecho este cálculo.
¿Cómo definiría su experiencia con Kernel Doc?
Satisfactoria. Todo el personal ha demostrado competencia y se han hecho propuestas de valor, como por ejemplo entregar los datos estructurados en formato Access.