La gestión documental se refiere básicamente a la Gestión de documentos, como su propio nombre indica. Uno de los documentos por antonomasía es la Factura, elemento contable esencial, documento legal de máxima importancia y causa de muchos quebraderos de cabeza para muchos.
Existen varias empresas en España que ofrecen soluciones para el tratamiento automatizado masivo de facturas en papel: esto incluye la captura por escáneres, la lectura por ocr’s o sistemas más sofisticados de los datos, el workflow que se establezca para la comprobación…
Ofrecemos un WhitePaper escrito por una de estas empresas, presente en España, y que es muy explicativo de todo el proceso que hay que seguir, cuales son las ventajas, cual es el grado de integración con los ERP’s de estas soluciones, y claro, cual es su propuesta para usted.
Sólo el 4% de las facturas van por EDI
El mercado potencial del tratamiento automático de facturas es muy importante: sólo el 4% de las facturas procesadas lo son a través de EDI, lo que significa que el 96% de todas las facturas se reciben aún en papel.
Hay que tener en cuenta además que lleva más de 17 segundos introducir manualmente los pocos campos necesarios para una indexación mínima, sin contar lo que es el tiempo propio del manipulado.
El establecimiento de claves que ayuden a una posterior localización de estos documentos es realmente el trabajo que más tiempo conlleva, aunque sea una labor de poco valor añadido en los departamentos de contabilidad.
De hecho, cada factura de proveedor puede costar entre 3 y 15 dólares contando las diferentes tareas que conllevan el procesamiento de las facturas: incluyendo el manipulado, la introducción de datos de referencia y el archivo de las facturas. Desde luego, el coste es mucho mayor cuando se produce un problema: Desacuerdo con el importe de la factura, problemas con los conceptos escritos, etc.
Una de cada 5 facturas tiene este tipo de problemas y las empresas tienen que cargar con ellos aunque la mayoría no han establecido siquiera procedimientos en caso de que existan este tipo de incidencias.
También hay que considerer el tiempo que consume el procesamiento de las facturas y su relación con el retraso en los pagos. Normalmente se tiene por seguro que lo que las empresas gastan en procesar facturas es menos que una semana, pero esto, según estudios, sólo ocurre con el 44% de las compañías. Casi un 25% de las empresas necesitan realmente más de 3 semanas para procesar facturas, lo que significa que hay muchos proveedores que van a cobrar tarde.