Los clientes disponen de dos modalidades: exportar sus documentos a un centro de datos para tener copias de seguridad y un servicio de almacenamiento a largo plazo, o bien pueden transferir de forma completa su sistema de gestión documental. El acceso a los archivadores electrónicos se realiza a través de Internet.
Con el SaaS de DocuWare, las empresas tienen la posibilidad de alquilar soluciones informáticas especializadas en la gestión documental y convertir así los costes fijos en variables. Además, pueden concentrarse en las principales actividades de su negocio, como las ventas o el asesoramiento, en lugar de tener que ocuparse de copias de seguridad y sistemas de almacenamiento, de tareas de mantenimiento del software o de cumplir a rajatabla directrices y requisitos técnicos. Las inversiones en hardware y software se reducen total o parcialmente según la opción elegida.
Para los clientes ya existentes, ampliar su solución de DocuWare ya existente con un componente de SaaS resulta especialmente interesante. De esta forma, pueden trabajar internamente con su archivador central de documentos como siempre y, además, utilizar uno o varios archivadores como soluciones alojadas (en hosting) de DocuWare, por ejemplo, para guardar copias de seguridad o como servicio de almacenamiento a largo plazo. Los datos internos se sincronizan en las horas fijadas por el sistema del cliente.
La documentación no editable puede archivarse fuera de su propia ubicación con total seguridad para poder acceder a ella a través del DocuWare Web Client en cualquier momento y desde cualquier ordenador. Todas las tareas relativas a las copias de seguridad y el almacenamiento a largo plazo, así como la migración a otros soportes de grabación, se realizan a través del centro de datos. Además, si se desea, se puede suministrar un archivador autónomo, independiente del sistema, que contenga la base de datos, la información de texto completo de los documentos, el módulo de búsqueda y los documentos, todo ello en un disco duro con conexión USB al que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar sin necesidad de una instalación de DocuWare. Así, los propios clientes pueden efectuar búsquedas rápidamente, incluso si han cambiado el gestor documental de DocuWare por otro sistema.
Al transferir de forma completa el sistema de gestión documental a un centro de datos, la solución es comparable con un sistema adquirido de DocuWare. Los componentes del servidor se ejecutan en el centro de datos de DocuWare desde un servidor fijo asignado al cliente. El software del cliente (acceso a DocuWare) se instala en la empresa. Así, el proveedor también puede ofrecer al cliente final la base de datos y el sistema de almacenamiento. Con esta modalidad, los usuarios pueden olvidarse de las tareas relacionadas a la infraestructura y conocer sus costes reales con precisión. Desde el mes de abril, los clientes con más de diez usuarios podrán adquirir el SaaS de DocuWare, solamente a través de los Partners Autorizados de DocuWare, al igual que el resto de las soluciones de DocuWare.