Para reducir este gasto, las empresas tienen que realizar una consultoría de costes de impresión, ya que el principal problema que Kyocera ha detectado es que las compañías no tienen controlado cuánto están gastando.
A raíz de los datos que se extraen de la consultoría, se realiza un informe de la situación actual de la empresa en materia de impresión y se dan a conocer las áreas en las que se debe mejorar, así como toda una serie de recomendaciones que ayudarán a diseñar una lista de normas de impresión en función de las necesidades detectadas. Esto es lo que se conoce como política de impresión y su correcta aplicación permite reducir el gasto actual hasta en un 25%.
Algunas de las reglas básicas que proporcionarán de inmediato un importante ahorro son: enviar a imprimir los emails por la bandeja de papel reciclado; no permitir imprimir a color en ciertos departamentos que no lo necesitan; restringir los horarios de impresión, etc, normas que, con su consiguiente cumplimiento, permitirán reducir la partida económica destinada a este apartado de forma considerable.
El establecimiento de una política de impresión requiere posteriormente controlar que las reglas establecidas se estén cumpliendo, al igual que hacemos con otras políticas. De ahí que resulte indispensable la instalación de una aplicación que ayude al usuario a imprimir de acuerdo con los parámetros que se han establecido en la empresa.
Herramientas como KYOroute delimitan las acciones del usuario en busca de más eficiencia, permitiendo a su vez a los administradores medir instantáneamente toda la actividad y conocer el ahorro que la política de impresión está aportando a la empresa mediante la generación de informes. Con esta solución, incluso es posible ver el detalle de lo que se imprime en un período de tiempo dado y conocer cuánto se ha conseguido ahorrar en el mismo.
La política de impresión, de la misma forma que ocurre con las otras políticas de la empresa, servirá para aumentar la eficiencia de los procesos a un menor coste, además de ayudar a conservar el medio ambiente al reducirse el número de impresiones innecesarias. KYOroute puede además, enviar mensajes personalizados por la empresa promoviendo el uso responsable de los recursos de impresión en pro del ahorro de costes y por consiguiente en beneficio del medio ambiente.
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