Open Text Corporation, proveedor de soluciones y software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM), ha anunciado el lanzamiento de su oferta de gestión de correo electrónico para sus clientes del sector legal.
Combinando una catalogación básica de correos y capacidades de archivado, la solución ayuda a los despachos a definir, asegurar y controlar los procesos por los que los correos electrónicos son gestionados, guardados y eliminados, obteniendo beneficios clave como una mejor productividad, mayor rendimiento del sistema de correo electrónico y una reducción de los costes de almacenamiento y de TI.
Open Text Email Lifecycle Management para Despachos de Abogados cubre el mayor problema al que se enfrentan los despachos en el mundo hoy en día: gestionar enormes volúmenes de correos electrónicos en relación al cliente y al caso. Al combinar la solución de Open Text, Email Archiving para Microsoft Exchange con las capacidades de gestión de registros de Open Text LegalKEY, los usuarios pueden gestionar el ciclo de vida completo de los correos electrónicos, desde su creación hasta su eliminación. Al establecer reglas en el servidor, se identifica cuándo deberían ser archivados los correos electrónicos desde el servidor de mensajes. Aún así, los usuarios pueden ver correos archivados en sus buzones de entrada y acceder fácilmente a los mensajes archivados con tan sólo un clic.
Con la solución de Open Text, los usuarios también tienen acceso a múltiples herramientas de personalización que les permiten clasificar de manera adecuada los correos electrónicos en el sistema de gestión documental del despacho, para que, por ejemplo, un correo importante del caso de un cliente pueda ser archivado con los otros documentos relacionados con el mismo asunto. Estas herramientas incluyen control de las carpetas de Microsoft Outlook y auto-archivado de nuevos correos electrónicos en las carpetas de Outlook, así como sugerir clasificaciones lógicas basadas en las direcciones de correos y en las cadenas de mensajes. Los correos que han sido clasificados en el sistema de gestión documental son marcados, reduciendo la duplicación de esfuerzos a través de la comunidad de usuarios.
También se han establecido controles adicionales del usuario final, lo que permite la retención y eliminación de correos para satisfacer el cumplimiento de normativas y políticas internas. Con el archivado de los correos, los usuarios participan activamente en el proceso de clasificación de correos como archivos empresariales. Una vez capturados como archivos, los correos son después gestionados de manera segura en todo su ciclo de vida, se guardan completamente admitiendo retenciones jurídicas en caso de una auditoría, y son rápidamente recuperables con la herramienta de búsqueda de texto completo integrada. Open Text Email Lifecycle Management para Despachos de Abogados ayuda a controlar los costes de infraestructura asociados con los sistemas de mensajes, mientras que proporciona interfaces fáciles de utilizar para que los usuarios clasifiquen mensajes como archivos empresariales.
Actualmente, 70 por ciento de los mejores 100 despachos legales americanos utilizan las soluciones de gestión de contenidos de Open Text.
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