La automatización documental debe ser vista como algo más que sólo escanear documentos. Una solución de automatización documental, entendida en su sentido más amplio debe considerar forzosamente herramientas de administración de los documentos digitalizados que permitan acceso seguro, mediante perfiles de grupos de documentos asociados por alguna característica común.
ReadSoft afirma que las funciones básicas de la automatización documental deben considerar la captura de documentos de papel (formularios, notas de pedido, facturas, reportes u otros) o documentos electrónicos (archivos de Office, e-mail, XML, web y PDF, además de otros), en cualquier formato y origen, indexación de los documentos a partir de la información contenida en ellos, identificándola, interpretándola y validándola, desde formatos estructurados, semiestructurados y sin estructurar. Además debe ser posible de reconocer la escritura manual, los caracteres impresos, códigos de barras, campos de marcación, y reconocer imágenes. Queda claro entonces que cualquier escáner digitaliza documentos, pero sólo algunas aplicaciones proporcionan la administración inteligente para efectivamente tener automatización documental.
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