Puesto que las empresas están obligadas legalmente a poner a disposición de sus clientes los albaranes de entrega, el archivo de los millones de albaranes generados cada año puede suponer serios problemas de espacio para la empresa de transportes. Además, cuando un cliente solicita una factura o albarán determinado, su búsqueda en un almacén físico puede ser ardua y demorarse demasiado.
Un sistema de gestión completamente informatizado elimina la necesidad del espacio físico de almacenamiento y acelera la recuperación de los documentos, resolviendo así problemas tan comunes en el sector como los impagos de facturas por albaranes desaparecidos, los retrasos en la atención a las peticiones de los clientes o la dificultad para controlar la actividad de distribuidores y transportistas.
Ever Team, editor europeo de soluciones integradas para la gestión de contenidos empresariales (ECM), y su partner de integración CSC, compañía de servicios en Tecnologías de la Información, organizarán conjuntamente el próximo 31 de mayo una jornada sobre “Gestión digital de albaranes”, dirigida al sector de logística y que tendrá lugar en el Hotel Vincci Soho de Madrid.
Los responsables de Ever Team y CSC mostrarán a las empresas de logística un ejemplo práctico de cómo la aplicación de las herramientas informáticas más avanzadas en materia de gestión documental puede ayudar y agilizar tanto la gestión de albaranes como de todo tipo de documentación manejada diariamente por las empresas de transporte (CMR, ADR, IMO, IATA, facturas, documentación de las flotas, etc.).
Con Es-Folder, la solución de Ever Team para la gestión electrónica de expedientes, las organizaciones pueden conseguir un acceso ágil y rápido a la documentación necesaria para sus tareas diarias.
Entre las ventajas de un sistema informatizado para la gestión documental se destacarán el apoyo a la gestión de cobros permitiendo reducir las reclamaciones de clientes y optimizar la gestión de cobros, las opciones de digitalización y captura automática de albaranes; el almacenamiento centralizado o distribuido de la información capturada; el control de los ciclos de vida de los CMRs y albaranes; la obtención de copias de seguridad; las múltiples posibilidades de publicación de la información (exportación a CDs y DVDs, intranets, extranets, etc.); los circuitos de información (aprobaciones,
workflows); y la conexión con software de terceros (Navision, Baan, SAP), entre otras.
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