Las compañías se enfrentan al dilema de cómo archivar e-mails considerados como documentos esenciales de la empresa. Una vez se ha tomado la decisión de implementar tecnología para archivar el correo electrónico, la compañía debe precisar sus necesidades para elegir un sistema adecuado. Este documento presenta un conjunto de consideraciones y preguntas que uno debe realizarse antes de analizar las ofertas de los proveedores de productos de archivo de correo electrónico.
El documento señala como uno de los pasos más importantes la definición de las necesidades específicas de la empresa, que dependerán de si por ejemplo, sus servicios de e-mail se encuentran centralizados o dispersos, si existen organizaciones internacionales implicadas o si existen regulaciones acerca del tipo de información que puede ser archivada.