OnBase, la solución de Hyland Software que combina workflow, gestión documental, digitalización y gestión de informes, ha sido la base sobre la que el Ministerio de Vivienda y Urbanismo de Chile ha construido una ventanilla única desde la que centralizar y procesar el ingreso, registro, almacenamiento, distribución y control de toda la información que recibe y despacha.
Microsystems, distribuidor en Chile de OnBase, ha sido quien ha liderado el paso de un sistema manual basado en anotaciones en libros, realización de fotocopias, envíos de faxes y correspondencia postal, en el que el peligro de pérdida de documentos y el retraso en gestiones eran habituales, a un workflow informático que ha reducido costes materiales y ha permitido redistribuir al personal en tareas de mayor valor.
Para el ingreso y registro de documentos se combinaron los módulos de Digitalización y Formularios Electrónicos de OnBase. El módulo de Workflow guía las respuestas a gestiones y trámites. Clientes, Web y Correo Externos son los módulos de OnBase que se encargan de la gestión de archivos y difusión de la documentación. Y todo ello, incorporando a la infraestructura de IT existente tan sólo un servidor y un escáner.