Cuatrecasas, segundo despacho jurídico de España, ha implementado la solución U-Sign Server 4.0 de ipsCA, compañía española especializada en servicios de certificación digital y firma electrónica, para optimizar y agilizar sus procesos de facturación.
Cuatrecasas cuenta con 880 letrados y oficinas en 12 ciudades españolas, además de presencia internacional en Lisboa, Oporto, Bruselas, París, Nueva York y Sao Paulo. La compañía de asesoría legal necesitaba una solución que le permitiese sustituir el envío de documentos Word por un formato más protegido frente a las modificaciones no autorizadas, y que conservase el mismo aspecto que la factura en formato papel.
El despacho jurídico optó por el formato PDF de Adobe y por la herramienta de facturación electrónica U-Sign Server 4.0 de ipsCA por responder a sus requerimientos, ya que les permitía componer facturas ligeras en PDF y con la posibilidad de integrarse con el ERP de la compañía para rellenar los campos automáticamente.
Entre las nuevas funcionalidades del U-Sign Server 4.0 destaca la posibilidad de envío automático de entre 20.000 y 30.000 facturas electrónicas a la hora, frente a otras anteriores versiones que sólo permitían un máximo de 2.000. Esta solución es adecuada por tanto para grandes corporaciones, multinacionales y empresas distribuidas que necesiten firmar electrónicamente cientos o miles de documentos.
Además, la factura puede incorporar una representación de la rúbrica manuscrita, e incluye un módulo de validación masiva para comprobar rápidamente que la información sea correcta. También permite el envío automático de las facturas vía e-mail, sin necesidad de incluir manual e individualmente las direcciones de correo electrónico.
La ley de firma electrónica contempla además la opción de que los usuarios puedan imprimir sus facturas electrónicas, por lo que Cuatrecasas adquirió también la función PDF417, un código de barras que contiene toda la información de la factura y que garantiza que, una vez impresa, la factura es auténtica. Por otro lado, el U-Sign Server utilizado por Cuatrecasas cuenta con la opción de crear documentos XML con los datos de la factura.
El sistema está actualmente siendo utilizado en pruebas con dos de los clientes más importantes de Cuatrecasas.
Empresas como Amena, que firma 1,2 millones de facturas al mes; Mapfre, que da curso a 600.000 pólizas de riesgo mensualmente; Hyundai, Telefónica Factoring, Camper e Iberia utilizan ya este tipo de solución para sus facturas electrónicas.
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