Open Text ha anunciado recientemente una ampliación con nuevas funciones de conformidad legal de su suite de soluciones para la gestión de correos electrónicos. Las nuevas capacidades anunciadas incluyen herramientas para la captura de muestras de correos entrantes y salientes, así como la administración de los procesos de revisión y la gestión de auditorias por parte de los reguladores.
Open Text ofrecerá estas nuevas funciones como parte de Livelink ECM – Email Monitoring, una de las dos soluciones ofrecidas por la compañía para la gestión de correos electrónicos en los entornos de Microsoft Exchange y Lotus Notes.
El cumplimiento de mandatos legales de agencias como la Securities and Exchange Commission (SEC) son el principal objetivo de las nuevas capacidades. La SEC, por ejemplo, requiere a las compañías de servicios financieros que extraigan muestras de correspondencia de los brokers para su revisión, así como el mantenimiento de estas muestras durante varis años para el caso de requerirse en una auditoría. La solución de Open Text ayuda a sus usuarios a capturar el correo electrónico de las cuentas de los brokers en un archivo seguro y recoger periódicamente una muestra de estos correos en un workflow de auditoría.
Los usuarios de esta solución pueden utilizarla también para objetivos internos como la automatización de las revisiones de los correos electrónicos por parte de los managers. Por ejemplo, la solución puede capturar de manera regular correos electrónicos con precios de venta para asegurarse que se siguen las políticas internas o medir la actuación.
Entre las nuevas funciones de la solución de Open Text se encuentran una gran variedad de opciones a la hora de recoger muestras de los correos electrónicos. Los clientes pueden programar una revisión en una única ocasión o de manera recurrente, especificar la cantidad de contenido a muestrear, o definir criterios específicos de búsqueda, incluyendo palabras clave, usuarios, fechas, dominios o clasificaciones de los registros.
Las capacidades de auditoría ayudan a los clientes a superar procesos de auditoría por parte de los reguladores mediante detallados logs. La solución ofrece además un espacio de trabajo específico para los administradores, responsables de las revisiones y auditores, en los que pueden guardar mensajes de correo, coordinar los procesos de revisión o gestionar la extensión del contenido objetable o cuestionable.
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Livelink ECM E-Mail Management