The Scooter Store, proveedor líder en Norteamérica de pequeñas motocicletas y sillas de ruedas eléctricas para personas con movilidad limitada, ha instalado recientemente Hummingbird Enterprise como nuevo sistema de gestión documental con el objetivo de aumentar la productividad a través de todos sus departamentos y reducir los costes asociados a la atención al cliente y al almacenamiento de documentos.
The Scooter Store cuenta con 1.100 empleados y propietarios en más de 70 diferentes ubicaciones en todos los Estados Unidos. Con anterioridad a la instalación de Hummingbird Enterprise, la gestión de registros en la compañía suponía una tarea intensiva y costosa. Las peticiones de documentos archivados sobre clientes debían ser satisfechas manualmente lo que conllevaba retrasos que afectaban a los plazos de facturación y al cash flow de la compañía.
Actualmente, el uso de Hummingbird Enterprise supone la existencia de un repositorio central desde el que pueden ser gestionados todos los documentos. Éstos son escaneados desde cada local y guardados en el repositorio para su inmediato acceso por parte del departamento de facturación.
The Scooter Store ha calculado que su inversión en Hummingbird Enterprise podrá ser recuperada en un periodo de siete meses. El nuevo sistema ha posibilitado reducir la cantidad de papel contenido en cada una de las carpetas de cliente en un 80 por ciento. También ha sido posible reducir su periodo de facturación ya que las diferentes tiendas localizadas por todo el país pueden ahora introducir en el repositorio central de manera remota la documentación electrónica necesaria.
La implementación del nuevo sistema ha supuesto además una mejora en las capacidades de recuperación de desastres de la empresa al no tener que preocuparse por el almacenamiento de la documentación física. Cada noche se realiza un back-up de las imágenes electrónicas de los documentos y la cinta es guardada en un lugar seguro fuera de las oficinas centrales.
The Scooter Store ha podido además ofrecer nuevas funciones a los nueve empleados que se ocupaban anteriormente de la búsqueda y recuperación de la documentación sobre clientes cuando ésta era requerida.