A pesar de la creciente presión por parte de los reguladores, casi la mitad de las empresas norteamericanas continúan sin adoptar ningún tipo de política de retención respecto a sus e-mails y otro tipo de documentos electrónicos, según se desprende de un estudio encargado por la Enterprise Content Management Association (AIIM) hecho público recientemente.
Concretamente, de entre las 2100 organizaciones entrevistadas para la elaboración del informe, un 49 por ciento de afirmaron no contar con ningún tipo de política de retención para sus correos electrónicos. Más de la mitad de éstas, un 53 por ciento, tampoco incluyen a los registros electrónicos en sus mandatos legales de retención asociados a posibles casos de litigio o de demanda por parte de las agencias reguladoras. Un 68 por ciento de los encuestados afirmaron además no tener pensado ningún plan para preservar estos registros electrónicos para asegurar la accesibilidad a su información con el paso del tiempo.
Según los expertos que han llevado a cabo este estudio, las carencias detectadas pueden ser potencialmente devastadoras en términos de la reputación de las carreras profesionales o incluso corporativas, tal como han mostrado en el pasado las consecuencias de unas prácticas de record management deficientes en los casos Arthur Andersen o Morgan Stanley. Para estos expertos, estas deficiencias parten del error demasiado común entre los responsables de los departamentos de tecnología de no entender que el correo electrónico u otros documentos electrónicos tienen un ciclo de vida igual al resto de documentos o registros.
Los resultados de este estudio, que se viene realizando de manera bianual, muestran, según sus responsables, un posible punto de inflexión ya que la razón principal del incremento experimentado entre las organizaciones que están afrontando el problema es el cumplimiento con la legislación Sarbanes-Oxley y el temor a los costes de recuperación de los documentos en caso de litigio.
El estudio se ha centrado especialmente este año en la gestión de back-up y de información archivada, descubriendo que entre las más de 2000 organizaciones entrevistadas gestionaban conjuntamente más de 130 millones de cintas con información y que un 67 por ciento de ellas consideraban difícil o muy difícil las tareas de recuperación de información a través de este medio de almacenamiento.
El estudio «2005 Electronic Records Management Survey” se encuentra disponible en:
http://www.merresource.com/whitepapers/survey.htm