Visy Industries, compañía australiana especializada en el packaging de productos lácteos y para la marca Coca-Cola, ha dado un paso más en su objetivo de hacer desaparecer el papel de sus procesos administrativos con la implementación de la solución DeliveryWare de Esker Software para el procesamiento de sus facturas.
DeliveryWare permite a Visy intercambiar documentos de negocio en formato electrónico con sus socios y proveedores, independientemente de la fuente, formato o destino de estos documentos. La compañía ha afirmado estar ahorrando en torno a las 450 horas semanales que solía emplear en el manejo de papeles, así como haber reducido a la mitad el coste de la distribución y envío de las facturas, que ahora se realiza mediante correo electrónico.
El nuevo sistema ha conseguido además reducir la cantidad de deudas no pagadas debido a la pérdida de facturas y albaranes por parte de los conductores encargados de la distribución de los productos entre los clientes, que solía alcanzar porcentajes de incluso el 20 por ciento. El sistema permite ahora obtener firmas grabadas en un PDA en cuanto la mercancía es entregada. De esta forma el comprobante de entrega junto con la firma de los clientes es enviada electrónicamente a una base de datos central.
El sistema envía al mismo tiempo una copia de la factura al cliente en el formato preferido por éste, junto con los detalles de la entrega y la fecha máxima para hacerla efectiva. Normalmente se utiliza el correo electrónico, lo que agiliza todo el proceso y consecuentemente el cobro de estas facturas. Este sistema reduce incluso el atraso de pagos que con anterioridad utilizaba como excusa por parte de algunos clientes el no haber recibido la documentación necesaria, lo que atrasaba todo el proceso al tener que realizar de nuevo ese envío y esperar la respuesta por parte del cliente.
Con el nuevo sistema en el que se ha utilizado DeliveryWare, Visy Industries ha conseguido además avanzar también en otro de sus cometidos como empresa socialmente responsable respecto al cuidado del medio ambiente y comprometida con el reciclaje. La compañía ha sido líder en dos ocasiones (años 2000 y 2001) en la lista sobre rendimiento medioambiental del Sydney Morning Herald and Age.
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