El Department of Family and Community Services perteneciente al gobierno australiano ha implementado la solución para la gestión documental en colaboración Interwoven WorkSite con el objetivo de mejorar su eficiencia y cumplir con las nuevas regulaciones respecto a la gestión documental.
El Department of Family and Community Services (FaCS), el de mayor presupuesto en el estado australiano, rechazó las soluciones de gestión documental implementadas por otros departamentos debido al escaso éxito en su utilización. FaCS seleccionó Interwoven WorkSite teniendo en mucha consideración una evaluación interna positiva por parte de los usuarios no técnicos. Además, el departamento valoró también su integración con Lotus Notes, que en la actualidad almacena miles de sus correos electrónicos.
Anteriormente a la implementación de WorkSite, el departamento no contaba con un sistema centralizado de gestión documental y los documentos se encontraban almacenados en ocho diferentes oficinas del FaCS, distribuidos en las redes internas, sistemas de correo electrónico, u ordenadores personales, lo que hacía prácticamente imposible localizar o gestionar la información.
El objetivo principal del FaCS con esta implementación es lograr un alto grado de control sobre toda su documentación, mantener los registros de todas las transacciones, asegurar la responsabilidad y capturar el conocimiento según éste es creado. Además, WorkSite permitirá al departamento mantener un registro para auditoria de quién y cuándo accede a qué documentos.
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