La mitad de las compañías no saben realmente qué hacer respecto al almacenamiento o no de los correos electrónicos entrantes o generados por sus empleados mientras que una quinta parte considera que lo mejor es destruirlos pasado un cierto tiempo, según se desprende de un estudio sobre políticas de e-mail realizado por la consultora de investigación Black Diamond.
Black Diamond realizó este estudio mediante entrevistas a los responsables de las tecnologías de la información de una variedad de organizaciones pertenecientes a los sectores industriales, de servicios financieros, servicios sanitarios y educación.
El estudio encontró que la falta de una política respecto al tratamiento de los correos electrónicos contrasta con la existencia de políticas empresariales respecto a otros elementos tales como los virus informáticos o el spam.
A pesar de esa falta de política hasta el presente, el almacenamiento de los correos electrónicos parece ser un tema que de manera creciente está entrando a formar parte de las preocupaciones de los directivos responsables de los departamentos de tecnología. Según algunos analistas, la principal barrera de adopción de estas políticas ha sido el clima de baja inversión y gasto de estos departamentos durante los últimos meses, y que ha dado prioridad a otras inversiones que se han visto como más críticas.
Sin embargo, según esos mismos analistas, esa visión ha está cambiando y la gestión del correo electrónico está interesando cada vez más, principalmente gracias a las preocupaciones generadas al respecto por las nuevas regulaciones sobre retención y almacenamiento de información. Este fenómeno se está dando principalmente en las industrias altamente reguladas como las relativas a los servicios financieros o de salud, en las que han venido siendo habituales los titulares sobre compañías multadas por el incumplimiento de esas nuevas regulaciones.
En otras industrias no tan reguladas, sin embargo, el interés por los sistemas de gestión de correo electrónico está creciendo también impulsado por otras intereses más allá del cumplimiento de la ley, tales como una gestión más eficaz de los recursos de almacenamiento o las posibilidades de datamining para la obtención de información relevante.
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