La compañía de servicios de transporte Stolt-Nielsen ha automatizado su complejo proceso del pago de sus facturas utilizando una solución conjunta que ha integrado las tecnologías de gestión de contenidos empresariales de Hummingbird con las de gestión de los procesos de negocio de HandySoft.
Stolt-Nielsen Transportation Group es un proveedor global de servicios de transporte especializado en la carga y distribución de productos químicos, aceites y otros líquidos especiales. Tras la creación de un servicio de pago de facturas centralizado en sus oficinas en Houston, la compañía necesitó de una herramienta que le permitiera desde un sólo punto gestionar las 900.000 facturas anuales producidas en más de 20 localizaciones diferentes en todo el mundo.
La compañía decidió entonces implementar un único repositorio global para la gestión de los documentos en el que los empleados encargados de los pagos pudieran almacenar las imágenes de las facturas y de todos sus documentos adjuntos para que fueran revisados y aprobados con facilidad desde cualquier parte del mundo. La necesidad de un entorno distribuido para la aprobación de ese número de facturas exigió el desarrollo del complejo sistema de workflow en el que han participado conjuntamente las tecnologías de Hummingbird y HandySoft.
La gestión documental de Hummingbird Enterprise permite a los usuarios de este sistema categorizar y almacenar las imágenes de todas las facturas junto a documentos relacionados como, por ejemplo, correos electrónicos, en un repositorio centralizado. BizFlow de HandySoft posibilita además que estos usuarios puedan visualizar esas facturas y gestionarlas a través del proceso de aprobación sin tener que trabajar en ningún momento con copias en papel.
La solución anterior producía dificultades de usabilidad a la hora de encontrar las facturas que eran responsabilidad de cada una de las personas encargadas de su gestión. La integración entre el gestor documental y el sistema BPM BizFlow permite ahora a los usuarios acceder a una lista personalizada en la que pueden visualizar el estado de todas aquellas facturas de las que son responsables.
Responsables de Stolt-Nielsen han calculado la reducción de la duración del proceso de pago de facturas en un 85 %, lo que les permite aprovechar en una gran medida los descuentos de los proveedores por pronto pago.