Digital Mailroom captura la información desde fuentes electrónicas o papel escaneado, la clasifica según su contenido y las reglas de negocio introducidas en el sistema y la entrega a una base de datos, un servidor de correo electrónico, un gestor de flujos de trabajo o al sistema de back-end.
El sistema de Captiva ofrece así a las organizaciones un único punto de entrada de correos, faxes y otros sistemas de comunicación electrónica, reconociendo automáticamente las imágenes digitalizadas de los documentos y dirigiéndolos a las personas o departamentos adecuados y guardando los registros necesarios en caso de auditoría.
Según responsables de Captiva, la posibilidad de capturar la totalidad de las comunicaciones electrónicas entrantes en una organización, independientemente de su formato, gestionar su recepción, analizarla y finalmente entregarla a su destinatario más indicado, debería de suponer una proposición muy atractiva para aquellas organizaciones que ya cuentan con un sistema de gestión de los contenidos empresariales (ECM).